El control y la evaluación

 El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos fijados y plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible.

A continuación se presentan, de manera sintética, algunas de las principales características del control como etapa del proceso administrativo, sus funciones, objetivo, los pasos dentro de su propio proceso y algunos de sus principales tipos.

Qué es el control como etapa del proceso administrativo

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Munch, p. 55)

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.

Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.

Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivo del control

El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Proceso de control

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
   • De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
   • De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
   • De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
   • De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. 

   

   
   

   Tipos de control. Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran: Control Preliminar

5.  Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

6. Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
7. Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

8. Importancia del control dentro del proceso administrativo

   De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que:

   • Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
   • Promueve el aseguramiento de la calidad.
   • Protege los activos de la empresa.
   • Se garantiza el cumplimiento de los planes.
   • Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
   • Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se repitan.
   • Es el fundamento para el proceso de planeación
     
     
     
     
     

     Bibliografía

     • Bernal Torres, Cesa Augusto y Sierra Arango, Hernán Dario. Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI. Pearson Educación, México, 2008.
     • Munch, Lourdes. Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. Pearson Educación, México, 2007.